Registrar una compra te permite documentar qué adquiriste, a qué proveedor, bajo qué condiciones y si queda una deuda pendiente. 🛒
Puedes trabajar con Cotizaciones de compra, Órdenes de compra o Facturas de compra según el momento de la operación.
Enlaces directos:
🧭 ¿Qué documento uso?
- Cotización de compra: úsala para estimar o solicitar precios a un proveedor. Luego puede convertirse en una Orden.
- Orden de compra: úsala cuando la compra está aprobada, pero todavía no tienes la factura final. Luego puede convertirse en una Factura.
- Factura de compra: úsala cuando ya existe la obligación final con el proveedor.
🧾 Paso a paso
- Entra a Finanzas.
- Abre Compras.
- Elige Cotizaciones de compra, Órdenes de compra o Facturas de compra.
- Presiona la acción para crear el documento.
- Revisa el encabezado: Nueva Cotización de compra, Nueva Orden de compra o Nueva Factura de compra.
- Completa Opciones y Proveedor y condiciones.
- Agrega conceptos en Conceptos de compra.
- Si compras animales o lotes, revisa Registro de animales.
- Confirma el Resumen de compra.
- Guarda como borrador o procesa/emite el documento según corresponda.
🔢 Numeración
En Numeración puedes ver cómo se asigna el número del documento:
- Automática: el sistema asigna el número.
- Automática (permite manual): el sistema sugiere el número, pero puedes editarlo si tienes autorización.
- Manual: debes ingresar el Número.
Revisa este campo antes de guardar si manejas varias series o documentos fiscales.
📦 Conceptos de compra
Con Agregar puedes incluir conceptos como:
- Producto / insumo.
- Animal individual.
- Lote de animales.
Cuando compras productos o semen, el concepto puede conectarse con inventario y presentaciones si ya están configuradas.
🐄 Registro de animales
Si compras animales, define cómo se registrarán en la granja:
- Registrar inmediatamente: crea el registro al guardar o procesar según el flujo disponible.
- Registrar al aprobar factura: espera a que la factura sea aprobada/procesada.
Para lotes puedes elegir entre crear un lote o crear animales individuales. Cuando necesites seguimiento animal por animal, usa Crear animales individuales (recomendado).
💾 Borradores, conversión y factura
Usa Guardar como borrador cuando falta información. Un borrador puede editarse antes de procesarse.
Desde el detalle, según el tipo y estado, puedes encontrar acciones como:
- Convertir una cotización en orden o una orden en factura.
- Procesar factura cuando la factura ya está lista.
- Registrar pago si queda saldo pendiente.
- Descargar PDF cuando la factura no está cancelada.
- Cancelar o Eliminar cuando las reglas del documento lo permiten.
💳 Pagos y cuentas por pagar
Una factura de compra completada puede generar una Cuenta por Pagar si queda saldo pendiente. Para pagar:
- Abre el detalle de la factura o entra a Cuentas por Pagar.
- Usa Registrar pago.
- El sistema abre Nuevo pago con la cuenta pendiente relacionada.
- Completa la cuenta financiera, monto, moneda, fecha y documentos aplicados.
Si pagas solo una parte, la cuenta puede quedar Parcial hasta cubrir el saldo. Cuando se cubre todo, pasa a Pagada.
🚧 Límites importantes
- Una factura completada no se elimina como borrador.
- Una factura con pagos o aplicaciones no debe cancelarse sin revisar el impacto.
- Una orden ya convertida no debe cancelarse o eliminarse como si no hubiera generado el siguiente documento.
- El PDF está disponible para facturas que no están Cancelada.
✅ Consejo útil
Empieza con cotización u orden si todavía estás negociando. Usa factura cuando la compra ya sea final y estés listo para que afecte cuentas, inventario y reportes. 🙂