🧾 ¿Cómo registro una venta paso a paso?
Registrar una venta te permite documentar qué vendiste, a qué cliente, bajo qué condiciones y si queda un cobro
pendiente. 🧾
Puedes trabajar con Cotizaciones de venta, Órdenes de venta o Facturas de venta según el momento de la operación.
Enlaces directos:
- Nueva cotización de venta
- Nueva orden de venta
- Nueva factura de venta
🧭 ¿Qué documento uso?
- Cotización de venta: úsala para cotizar al cliente antes de que confirme. Luego puede convertirse en una Orden.
- Orden de venta: úsala cuando el cliente aprobó la venta, pero todavía no está lista la factura final. Luego puede
convertirse en una Factura.
- Factura de venta: úsala para registrar el monto final que el cliente debe pagar.
🧾 Paso a paso
1. Entra a Finanzas.
2. Abre Ventas.
3. Elige Cotizaciones de venta, Órdenes de venta o Facturas de venta.
4. Presiona la acción para crear el documento.
5. Revisa el encabezado: Nueva cotización de venta, Nueva orden de venta o Nueva factura de venta.
6. Completa Opciones y Cliente y condiciones.
7. Agrega conceptos en Conceptos de Facturación.
8. Si vendes animales o lotes, revisa Registro de animales y lotes.
9. Confirma el resumen y totales.
10. Guarda como borrador o procesa/emite el documento según corresponda.
🔢 Numeración
En Numeración puedes ver cómo se asigna el número del documento:
- Automática: el sistema asigna el número.
- Automática (permite manual): el sistema sugiere el número, pero puedes editarlo si tienes autorización.
- Manual: debes ingresar el Número.
Revisa este campo antes de guardar si manejas varias series o documentos fiscales.
📦 Conceptos de venta
Con Agregar puedes incluir conceptos como:
- Producto / insumo.
- Animal individual.
- Lote.
Si vendes animales individuales, normalmente la cantidad es 1 unidad, salvo que el flujo permita venta por peso. Si
vendes lotes, revisa si corresponde Venta completa o Venta parcial.
En ventas por lote, el formulario puede diferenciar Por unidades y Por peso y mostrar disponibilidad para evitar vender
más de lo registrado. Si tu cuenta usa Lista de Precios, selecciónala; si no, puedes ingresar precios manualmente.
💾 Borradores, conversión y factura
Usa Guardar como borrador cuando la venta todavía no está lista. Un borrador puede editarse antes de procesarse.
Desde el detalle, según el tipo y estado, puedes encontrar acciones como:
- Convertir una cotización en orden o una orden en factura.
- Procesar factura cuando la factura ya está lista.
- Registrar cobro si queda saldo pendiente.
- Descargar PDF cuando la factura no está cancelada.
- Cancelar o Eliminar cuando las reglas del documento lo permiten.
💵 Cobros y cuentas por cobrar
Una factura de venta completada puede generar una Cuenta por Cobrar si queda saldo pendiente. Para cobrar:
1. Abre el detalle de la factura o entra a Cuentas por Cobrar.
2. Usa Registrar cobro.
3. El sistema abre Nuevo pago como Ingreso con la cuenta pendiente relacionada.
4. Completa la cuenta financiera, monto, moneda, fecha y documentos aplicados.
Si cobras solo una parte, la cuenta puede quedar Parcial hasta cubrir el saldo. Cuando se cubre todo, pasa a Pagada.
🚧 Límites importantes
- Una factura completada no se elimina como borrador.
- Una factura con pagos o aplicaciones no debe cancelarse sin revisar el impacto.
- Una orden ya convertida no debe cancelarse o eliminarse como si no hubiera generado el siguiente documento.
- El PDF está disponible para facturas que no están Cancelada.
✅ Consejo útil
Usa cotización cuando el cliente todavía decide, orden cuando ya aprobó, y factura cuando la venta sea final. Así
mantienes claro el camino entre venta, inventario, cuenta por cobrar y cobro. 🙂